Mail merge là gì?

Mail merge chính là một tiện ích thuộc Google Sheets – đây là một trong những công cụ tin học văn phòng như Microsoft Excel, Powerpoint, Word, Google Slides, Google Doc, Google Mail, Google Scholar hay còn có thể hiểu là một chức năng soạn thảo văn bản thư điện tử trên nền tảng của ứng dụng Microsoft Word, được tạo ra để có thể giúp cho người dùng có thể gửi thư tới nhiều người trong cùng một lúc.

mm2-1665633136.jpg
Mail merge chính là một tiện ích thuộc Google Sheets – đây là một trong những công cụ tin học văn phòng như Microsoft Excel, Powerpoint, Word, Google Slides, Google Doc, Google Mail, Google Scholar.

Mail merge cho phép bạn có thể tạo ra được nhiều bản sao của một bức thư gốc trong một lúc, gửi nó tới nhiều địa chỉ email khác nhau, mail merge cũng được nhiều người gọi bằng một thuật ngữ là “trộn thư”, đối với tính năng mail merge thì bạn chỉ cần có được một mẫu template, cùng một vài thông tin cần điền như giới tính, yêu cầu, tên tuổi ở những bước sau đó thì mail merge sẽ giúp cho bạn tự động gửi thư đi một cách đơn giản, dễ dàng nhất.

Với một số công ty hoặc doanh nghiệp thì mail merge được xem là một chức năng không thể thiểu trong những hoạt động kinh doanh như điều hành bộ máy của mình, có thể kể tới một số hoạt động của ứng dụng mail merge trong những hoạt động của công ty hoặc doanh nghiệp trong bộ phận kinh doanh, việc hành chính nhân sự như tạo ra thư mời tới toàn thể đối tác và danh sách những khách hàng tới tham gia những sự kiện của công ty, in ấn giấy mời cho nhiều người chỉ với một số thao tác, soạn email thông báo xác nhận thay đổi mức lương cho nhân viên cuối năm, giảm thiểu đi thời gian khi soạn những hợp đồng lao động như hợp đồng không thời hạn, hợp đồng dài hạn, bảng lương hoặc phiếu lương, những thư cảm ơn, mẫu thông báo nội bộ chỉ với một số thao tác vô cùng đơn giản.

Bên cạnh đó thì tính năng này cũng khá hữu ích đối với một số cá nhân người dùng trong những trường hợp như muốn gửi đi bức thư có cùng một nội dung tới nhiều người khác nhau, như lời chúc tết, chúc mừng ngày 20/10, chúc mừng ngày 8/3.

Cấu trúc của một mail merge

Để sử dụng được thành thạo nhất mail merge, bạn phải chuẩn bị những nội dung cơ bản nhất dưới đây:

Nguồn dữ liệu

mm1-1665633136.png
Mail merge cho phép bạn có thể tạo ra được nhiều bản sao của một bức thư gốc trong một lúc, gửi nó tới nhiều địa chỉ email khác nhau, mail merge cũng được nhiều người gọi bằng một thuật ngữ là “trộn thư”, đối với tính năng mail merge thì bạn chỉ cần có được một mẫu template, cùng một vài thông tin cần điền như giới tính, yêu cầu, tên tuổi ở những bước sau đó thì mail merge sẽ giúp cho bạn tự động gửi thư đi một cách đơn giản, dễ dàng nhất.

Tùy vào những yếu tố về nội dung làm nguồn dữ liệu đó cần thiết tùy biến để thể hiện được đúng với những nội dung đó giữa những bức thư khi tạo ra hàng loạt thư từ tính năng mail merge.

Những chi tiết này có thể tùy biến đó là họ tên, địa chỉ người nhận mail merge, tên của những doanh nghiệp, công ty, tổ chức, và thường thì những dữ liệu này sẽ được trình bày trong danh sách dữ liệu cố định, danh sách dữ liệu này có thể là tập hợp của những danh bạ người gửi, đã được lập trình trong Microsoft Outlook, hoặc nó đã có thể được trình bày chi tiết nhất trong bảng tính Excel, một bảng trong Word 2010, một vài cơ sở dữ liệu trong Access, một bảng trong Word 2010 hoặc bất cứ một văn bản có cấu trúc phân loại dữ liệu rõ ràng.

Những nội dung cơ bản

Có thể hiểu những nội dung cơ bản này giống như những nội dung mà bạn hay thấy trong những lá thư, chẳng hạn như họ tên hoặc địa chỉ của người gửi trên phong bì hoặc nó cũng sẽ xuất hiện trong nội dung chính của bức thư đó, email hoặc một phiếu ưu đãi.

Bình thường thì những nội dung cơ bản này cũng sẽ đi cùng với những vị trí định sẵn hoặc thể hiện những chi tiết thay đổi được lấy từ nguồn dữ liệu mới, mỗi một chi tiết được chuyển được gọi là trường (merge field) và trình bày dưới dạng (tên field).

Khi đã thực hiện việc kết hợp đủ những nguồn dữ liệu và nội dung cơ bản thì mail merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt những tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh nhất, giống nhau cả về nội dung nhưng khác biệt ở những chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu, tạo nên được một danh sách nguồn dữ liệu.

Mail merge được sử dụng ra sao?

mm-1665633136.jpg
Với một số công ty hoặc doanh nghiệp thì mail merge được xem là một chức năng không thể thiểu trong những hoạt động kinh doanh như điều hành bộ máy của mình.

Cách thức sử dụng mail merge cũng vô cùng đơn giản, thậm chí ngay cả khi bạn không phải là người quá sành sỏi về việc lập trình cũng như những công nghệ về máy tính, để có thể ứng dụng được mail merge trong việc gửi thư của mình với một số thao tác như:

Bước 1: Mở bản file word, với nội dung mẫu thư đã soạn sẵn, ở bài viết này khi đã được soạn thảo từ trước, tiếp theo bạn chọn mailings, start mail merge, step by step merge wizard. Sau đó trên màn hình giao diện lúc này sẽ xuất hiện công cụ mail merge phía tay phải, bạn chọn letters, tiếp đó là next: starting document.

Bước 2: Khi nhấp chuột chọn mục use the current document, nhấp chuột chọn nút next (select recipients).

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel, sau đó chọn sheet dữ liệu sau đó nhấp chuột chọn OK.

Bước 4: Lúc này trên giao diện sẽ xuất hiện hộp thoại mail merge recipients, nhấp chuột chọn OK.

Cách chỉnh sửa mail merge trong bảng Excel

mm3-1665633136.jpg
Có thể kể tới một số hoạt động của ứng dụng mail merge trong những hoạt động của công ty hoặc doanh nghiệp trong bộ phận kinh doanh, việc hành chính nhân sự như tạo ra thư mời tới toàn thể đối tác và danh sách những khách hàng tới tham gia những sự kiện của công ty, in ấn giấy mời cho nhiều người chỉ với một số thao tác, soạn email thông báo xác nhận thay đổi mức lương cho nhân viên cuối năm.

Điều này có nghĩa là giúp cho bạn có thể tránh được một số lỗi có thể phát sinh trong quá trình sử dụng mail merge, và một trong những phổ biến và thường gặp nhất đó là định dạng số. Với cách thức này, thì trong bảng tính Excel, bạn sẽ chỉ cần chèn một cột ô chứ từ khóa trong công thức chuyển đổi hoặc trong bảng tính Excel sang định dạng văn bản bạn muốn thể hiện trong tài liệu mail merge của mình.

Để làm điều này đơn giản và dễ dàng nhất thì bạn cần phải có công cụ hỗ trợ đó là hàm TEXT, trong chính những công cụ của Excel hàm TEXT cho phép người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi những số liệu như ngày sinh sang những định dạng văn bản tương đương chuẩn xác nhất thoe đúng cách mà người dùng muốn.

Nhưng nhược điểm của cách làm này là bạn cần biết những code định dạng đó, mặc dù những code này giống hệt với những mã đã được dùng trong tính năng định dạng Custom Number nhưng hiếm người dùng Excel biết tới sự tồn tại của chúng.

mm4-1665633136.jpg
Giảm thiểu đi thời gian khi soạn những hợp đồng lao động như hợp đồng không thời hạn, hợp đồng dài hạn, bảng lương hoặc phiếu lương, những thư cảm ơn, mẫu thông báo nội bộ chỉ với một số thao tác vô cùng đơn giản.

Ưu điểm của định dạng số và ngày như văn bản đó chính là đoạn text đó được chuyển từ Excel vào những tài liệu sử dụng mail merge không bị biến dạng đi, những tùy chọn định dạng như kích thước, font và màu sắc đều không bị thay đổi.

Trên đây là một số những thông tin chia sẻ về chủ đề mail merge là gì? Cách mail merge đơn giản và dễ làm nhất, hy vọng đã đem tới cho bạn những kiến thức hữu dụng trong công việc cũng như giúp bạn có thể trộn thư dễ dàng hơn, gửi email một cách hữu ích và nhanh chóng nhất nhé.

Mail merge chính là một trong những tính năng hữu ích nhất của Microsoft Word, hỗ trợ cho người dùng cá nhân, doanh nghiệp, công ty, tổ chức giúp họ giảm thiểu đi tối đa nhất thời gian cũng như những công sức trong công việc thường ngày. Mặc dù khá thông dụng, được sử dụng nhiều, hữu ích và phổ biến nhưng không phải ai cũng biết cách có thể mail merge một cách đơn giản nhất, hay cũng như biết rõ tính năng, công dụng này trong cuộc sống như thế nào. Nếu như bạn cũng đang thắc mắc về tính năng cũng như cách sử dụng mail merge đơn giản nhất thì hãy đừng lo lắng nhé, bài viết dưới đây sẽ đem tới cho bạn những câu trả lời rõ ràng và thích hợp nhất.
TIN LIÊN QUAN
Liên hệ bộ phận kinh doanh
  • Liên hệ bộ phận kinh doanh
  • 0939.964.689